El registro de jornada laboral es una obligación legal, y las empresas que buscan soluciones eficientes y precisas para cumplir con esta exigencia deben de tener en cuenta una nueva normativa. La reciente guía publicada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece una visión detallada sobre el tratamiento de control de presencia mediante sistemas biométricos de identificación o autenticación, donde se destaca que el uso de tecnologías biométricas de identificación y autenticación en el control de presencia supone un tratamiento de alto riesgo. Los datos biométricos son considerados como categorías especiales de datos personales, lo que los hace especialmente sensibles en términos de seguridad y protección. De esta manera, es necesario justificar el uso de sistemas biométricos para el registro de presencia, asegurándose de que sea esencial para satisfacer esa necesidad y no solo lo más adecuado o rentable.

Si ya estabas utilizando dispositivos biométricos para el registro de jornada laboral, es importante que revises si tu tratamiento de datos cumple con las nuevas regulaciones y en todo caso, justificar la necesidad del uso de sistemas biométricos para el registro de jornada. Si aún no tienes un sistema digital de registro de jornada y ante esta situación, es fundamental explorar alternativas que permitan cumplir con la normativa laboral sin comprometer la protección de datos personales. En este contexto, GenData es una alternativa idónea para el registro de jornada laboral porque la identificación del empleado se realiza mediante claves de usuario y contraseña en un entorno web que no es intrusivo para la privacidad del empleado.

La obligación de los empleados de fichar y registrar su tiempo de trabajo ha cumplido cuatro años, pero más de la mitad de las compañías no superan la prueba de la Inspección de Trabajo. Algunos fraudes comunes detectados en inspección, han sido sistemas que dejan de contar cuando se excede el límite de horas, jefes que falsificación de registros y empresas que carecen de cualquier mecanismo de control. El objetivo de esta normativa era controlar las horas trabajadas, evitar el abuso de las horas extras y garantizar los descansos entre jornadas.

La Inspección de Trabajo ha sancionado miles de infracciones en estos cuatro años, con multas que suman casi 7,3 millones de euros.

Las empresas tienen dudas sobre qué sistema implementar y cómo elaborar una política corporativa para explicar a los trabajadores su uso correcto.

Algunas empresas prefieren arriesgarse a ser sancionadas en lugar de cumplir con los costos de implementar un sistema adecuado. Sin embargo, la Inspección de Trabajo está llevando a cabo campañas para verificar el cumplimiento y existen riesgos adicionales, como demandas por impago de horas extras o vulneración de derechos laborales.

Existen dificultades para cumplir con el registro horario en ciertas profesiones o circunstancias, como trabajos comerciales o teletrabajo. Algunas empresas cumplen solo a nivel formal para evitar sanciones, registrando datos falsos. La falsificación de registros es la infracción más detectada por la Inspección de Trabajo en este tema.

GenData es una solución efectiva y precisa para el registro horario de jornada. Nuestra aplicación web ofrece un sistema automatizado y confiable que garantiza un registro preciso de las horas trabajadas, evitando fraudes y asegurando el cumplimiento de la normativa laboral. Con funcionalidades intuitivas y adaptabilidad a diferentes tipos de actividades empresariales, facilita la implementación de un registro horario eficiente, ayudando a las empresas a evitar sanciones, optimizar la gestión del tiempo y asegurar el bienestar laboral de sus empleados.

La AEPD entiende que es necesario garantizar la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de su uso, y que hay que realizar una evaluación exhaustiva de las opciones alternativas menos intrusivas disponibles antes de utilizarla.

Los españoles trabajaron 27 millones de horas extras al mes, según la última Encuesta de Población Activa (EPA), de las cuales, 2,9 millones de horas a la semana fueron gratis. Así lo expuso la semana pasada la ministra de Trabajo Yolanda Díaz, poco antes de anunciar la puesta en marcha de un novedoso algoritmo que ayudará a los inspectores a poner la lupa sobre los excesos de jornada no fiscalizados, que ni se pagan ni cotizan.

En la ola de concienciación por cuidar la salud mental de los trabajadores, cumplir con los horarios se ha convertido en un tema nuclear. El aumento de la conflictividad en este punto es notable: según refleja la base del Poder Judicial, en 2021 hubo al menos 1.996 resoluciones judiciales en el orden laboral que incluyeron el término «horas extraordinarias» y “registro”. Un número sensiblemente superior a las 1.478 resoluciones registradas en 2018. Desde la entrada en vigor de la nueva normativa en 2019, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha impuesto un total de 3.713 sanciones en materia de registro de jornada.

Ello ha supuesto casi cinco millones de euros en sanciones para empresas incumplidoras, según información facilitada por el ministerio. “El registro horario ha facilitado la vigilancia de las horas extras por parte de la inspección”, valora Ana Ercoreca, presidenta del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social. En su opinión, la normativa ha supuesto un instrumento “válido y eficaz” para desenmascarar irregularidades “en el descanso entre jornadas, en el descanso de fin de semana o prolongaciones de jornada que no se han remunerado”. Mari Cruz Vicente, secretaria de Acción sindical y Empleo de CCOO, constata que las horas extras siguen sin declararse y «se realizan en exceso en demasiados casos». Según los datos que maneja, entre 2018 y 2020 se amplió la jornada a 72.945 contratos a tiempo parcial por fraudes detectados por los inspectores. A pesar de haber pasado tres años desde su entrada en vigor, la nueva norma aún levanta numerosos interrogantes. Por ejemplo, ¿es posible controlar las horas extras mediante la validación posterior del jefe? La Audiencia Nacional ha dicho que no. En una reciente sentencia, el tribunal ha instado al BBVA a cambiar su sistema de registro de jornada, que diferenciaba entre exceso de horas por “motivos personales” y por “motivos laborales”. Horario flexible La llegada del teletrabajo a marchas forzadas ha supuesto un factor de dificultad, subraya Paz de la Iglesia, socia responsable de laboral de DLA Piper. “Es difícil conciliar la mayor flexibilidad que exigen los trabajadores con el control rígido del tiempo de trabajo”, señala la abogada.

Miguel Cuellar Portero, socio de laboral de la firma Zurbarán Abogados, coincide en que la proliferación de jornadas flexibles y de “relaciones laborales de carácter especial” son dos de las cuestiones que más dudas levantan. “La principal queja surge de la ingente cantidad de sectores, actividades y empresas que presentan peculiaridades. No es lo mismo una tienda de ropa abierta al público que una firma de auditoría”, subraya el letrado. Registros fiables Otro de los focos de conflicto radica en garantizar la fiabilidad del registro. Javier Palacio, socio laboral de López-Ibor abogados, asegura que, en estos tres años, se han encontrado con herramientas de registro que no cumplen con los requisitos que marca la ley porque “pueden ser modificadas con posterioridad al registro de la jornada”. También han detectado empresas que “no realizan diariamente el registro”, lo que pone en duda la fiabilidad del sistema. Carmen Gutiérrez, abogada laboralista de Dikei Abogados, señala en este sentido que los registros horarios obligatorios se han implantado “en la mayoría de las empresas”; sin embargo, los pequeños negocios aún encuentran “mayor dificultad para el cumplimiento de esta obligación”, apostilla. En especial cuando no hay representación sindical o los empresarios no cuentan con herramientas digitales para realizar la tarea. Los jefes deben tener cuidado. Carecer de un registro horario –o contar con uno defectuoso– puede implicar la inversión de la carga de la prueba contra la empresa en un posible pleito, lo que deja la puerta abierta a un alud de reclamaciones por horas extras que puede traer “consecuencias económicas de mayor calado” que las multas de la inspección, advierte la abogada Paz de la Iglesia.

Estas precisiones, que sin duda pueden ser de utilidad para ambas partes, no encuentran encaje en la norma legal por lo que, para que de este modo se conforme el procedimiento de registro de jornada, es necesario que así se establezca en el convenio colectivo.

Nuevas obligaciones

Alfredo Aspra, socio director de Labormatters Abogados, explica que «estas pretensiones constituirían una creación de obligaciones que no encuentran encaje en la aplicación de la norma legal o convencional, sino que conformarían un conflicto de intereses que no puede recibir respuesta en sede judicial, tal y como tiene establecido el Tribunal Supremo, en sentencia de 3 de noviembre de 2021″.

La noma obliga, además, a la empresa a conservar los registros durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Núñez Ramos concluye señalando que la normativa no aclara cual debe ser el soporte en el que deben conservarse estos registros, si debe hacerse en papel o en aplicaciones informáticas, «pero la lógica de los tiempos actuales inclina el parecer de los juzgados de lo Social decantados por esta segunda opción, dado que esos datos han de estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social».